Aktualności

Spotkania informacyjno - szkoleniowe

10.06.2017 r.

W dniach 31.05.2017 oraz 02.06.2017 i 06.06.2017 w siedzibie Archiwum Państwowego
w Częstochowie gościliśmy przedstawicieli jednostek samorządu terytorialnego na spotkaniu informacyjno-szkoleniowym którego tematem było „Postępowanie z dokumentacją w urzędach obsługujących organy gmin oraz starostwach powiatowych”. Z zaproszenia kierowanego w szczególności do osób pełniących funkcję sekretarzy gmin i powiatów, koordynatorów czynności kancelaryjnych oraz archiwistów zakładowych skorzystała liczna grupa zainteresowanych – w spotkaniu udział wzięły łącznie 92 osoby. 

Zakres tematyczny spotkania obejmował zagadnienia związane z praktycznym stosowaniem i najczęściej występującymi problemami w bieżącej pracy kancelaryjnej prowadzonej w oparciu o przepisy kancelaryjno-archiwalne wprowadzone w roku 2011, jak również zmiany wynikające z nowelizacji ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach wprowadzonej w roku 2015 oraz rozporządzenia z 2015 roku regulującego kwestie przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej. Omówione zostały nowe możliwości wynikające ze zmian przepisów prawnych i zasady korzystania z tych możliwości tj.: tryb wprowadzania uzupełnień do własnych jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz zasady wprowadzania wspólnych wykazów akt i instrukcji archiwalnych dla podmiotów podległych o podobnym charakterze działania, zasady brakowania dokumentacji niearchiwalnej, sposób przygotowania materiałów archiwalnych do przekazania do Archiwum Państwowego. W kwestii przekazywania materiałów archiwalnych zwrócono szczególną uwagę na przygotowanie do przekazania dokumentacji własnej jednostek (w odniesieniu do urzędów miast i gmin) wytworzonej po roku 1990 oraz przygotowanie szczególnych rodzajów dokumentacji ze względu na ich zawartość informacyjną (np.: koperty dowodowe, dokumentacja wydawnictw własnych). Podkreślono przy tej okazji potrzebę współpracy z podległymi jednostkami oświaty ze względu na fakt częstego przechowywania przez te jednostki dokumentacji cennej historycznie (kroniki szkolne, przedwojenna dokumentacja przebiegu nauczania).

Zgodnie z przyjętym zwyczajem przy organizowaniu tego typu spotkań miało ono charakter dyskusyjny co oznacza, że przy okazji każdego z panelów omawiane były zgłaszane przez uczestników pytania, wątpliwości lub szczególne przypadki pojawiające się w sprawach związanych
z zarządzeniem dokumentacją. 

W przerwie „kawowej” możliwe były indywidualne konsultacje z pracownikami Oddziału II nadzoru archiwalnego i dokumentacji o czasowym okresie przechowywania bądź zapoznanie się wystawą „Cymelia z zasobu Archiwum Państwowego w Częstochowie”. Oprócz tego dostępna była również mini wystawa poświęcona technicznemu zabezpieczaniu materiałów archiwalnych na której zaprezentowano różne rodzaje opakowań oraz sprzęt i materiały do bieżącej konserwacji akt.

 

Archiwum Państwowe w Częstochowie serdecznie dziękuje uczestnikom spotkania za udział w owocnych obradach, dyskusji oraz z uwagi na długość każdego ze spotkań – wytrwałość i uczestnictwo do końca spotkania. 

Polecamy